„Den Glauben leben. Den Wandel gestalten.“ Mitten in der Corona-Pandemie hat die EKD-Synode unter diesem Motto über die Zukunft der Kirche beraten. Nicht nur die Online-Formate von Synoden, Konferenzen und Weiterbildungen zeigen an, dass wir uns in Kirche und Diakonie mitten in grundlegenden Transformationen befinden. „Den Glauben leben. Den Wandel gestalten“ braucht Personen und Gremien, die in dieser Zeit, verantwortlich und kompetent die Leitungsverantwortung annehmen und wahrnehmen. Als Führungsakademie versuchen wir täglich, dazu unseren Beitrag zu leisten.

Uta Henke, leitende Oberkirchenrätin der Ev. Kirche in Baden zeigt uns in diesem Newsletter auf, wie sehr moderne Arbeitsformen in agilen Teams und die geistliche Gemeinschaft durch diese Zeit getragen haben.

Unser Kollege und Leiter des Service-Teams der Akademien für Kirche und Diakonie Markus Stammnitz stellt das KPI-Dashboard vor: … nicht alles, was zählt, kann gezählt werden. Oder?

Wir danken Ihnen für alle Unterstützung und positiven Reaktionen, die wir von Ihnen erhalten haben!

Bitte schauen Sie jetzt schon auf unser Programm für das Jahr 2021! Auch im kommenden Jahr haben wir mit unseren Weiterbildungen, Seminaren und Online-Veranstaltungen für Sie und Ihre beruflichen Herausforderungen ein interessantes Angebot.

Führen in der Corona-Krise: Was habe ich gelernt?

Oberkirchenrätin Uta Henke -  geschäftsleitende Oberkirchenrätin des Evangelischen Oberkirchenrates in Karlsruhe, Ev. Kirche in Baden

I. Veränderungen

Im März 2020 befand sich der Oberkirchenrat der evangelischen Kirche in Baden, mitten in einem großen Umstrukturierungsprozess. Wir hatten uns hohe Ziele gesteckt und waren gerade dabei, ein neues Leitungskonzept zu entwickeln und mit Leben zu füllen. Wir wollten unser geistliches Miteinander stärken, die Arbeitsprozesse optimieren, die Dienstleistungsqualität verbessern und die Flexibilität im Blick auf die Referatsstrukturen erhöhen. Das alles zusammen schien manchmal fast so unmöglich zu sein wie die Quadratur eines Kreises, aber es hatte sich zwischenzeitlich herausgestellt, dass das scheinbar Unmögliche machbar war und gelingen konnte. Die Zahl der Referate war von 8 auf 6 reduziert worden; um die referatsverbindende Vernetzung zu fördern, hatten wir neue Arbeitsformen wie agile Teams und referatsverbindende Dienstgruppen entwickelt – und dann kam Corona. 

II. Neue Strukturen

Corona bedeutete: Innerhalb kürzester Zeit musste ein Großteil der Arbeitsprozesse auf mobiles, digitales Arbeiten umgestellt werden. Eine Vielzahl von Entscheidungen war zu treffen; neue Arbeitsabläufe mussten organisiert und immer wieder nachjustiert werden.

Bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben erwiesen sich die neuen Strukturen im evangelischen Oberkirchenrat als sehr effektiv; insbesondere die neu geschaffenen, kleinen, agilen Teams, ausgestattet mit klar umrissenen Arbeitsaufträgen und den dazugehörigen Kompetenzen, bewährten sich. In kürzester Zeit konnten so z. B. für den Postverkehr digitale Abläufe implementiert, die Mitarbeitenden mit den notwendigen technischen Hilfsmitteln ausgestattet und die dafür erforderlichen Finanzmittel bereitgestellt werden.

Es ist eine nicht geringe Herausforderung, mit allen Mitarbeitenden in Kommunikation zu bleiben, wenn diese sich überwiegend im Homeoffice befinden. Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, wurden bestehende Kommunikationsabläufe durch neue ergänzt.

III. Besondere Belastungen

Die Veränderungen durch Corona betreffen ohne Ausnahme alle Mitarbeitenden unserer Behörde. Die Auswirkungen sind unterschiedlich, aber für alle spürbar. Dabei beschränken sich die Belastungen nicht auf das Arbeitsverhältnis allein – sie betreffen alle Lebensbereiche.

Arbeiten von zu Hause aus hat viele Vorteile, aber auch Nachteile: Hierzu gehören das Fehlen des direkten Austausches mit Kolleginnen und Kollegen, die Isolierung und die Gefahr der Entgrenzung von Arbeitszeiten. Bewährt haben sich hier: Feste Kommunikationszeiten mit allen Mitarbeitenden, digitale Kaffeeküchen und das bewusste Beginnen und Beenden des Arbeitstages mit einem kleinen Ritual.

Die lange und bisher noch unabsehbare Dauer der Pandemie hat auch psychische Folgen. Erschöpfung, Ängste, Sorgen und Stress können die Gesundheit beeinträchtigen. Auch diese Gefahren gilt es durch ständige Kommunikation im Blick zu behalten und ggf. gegenzusteuern.

IV. Geistliche Gemeinschaft

Als Oberkirchenrat der evangelischen Kirche in Baden verstehen wir uns auch als geistliche Gemeinschaft. Das Bedürfnis, am Arbeitsplatz in einer solchen Gemeinschaft aufgehoben zu sein, ist in Corona-Zeiten besonders groß. Gleichzeitig machen es die Corona-Bedingungen äußerst schwierig, die geistliche Gemeinschaft zu leben und erfahrbar zu machen. Wir versuchen auf unterschiedliche Weise dieser Herausforderung gerecht zu werden: Unsere wöchentlichen Hausandachten finden statt, aber in einem anderen, viel größeren Raum. Wir feiern dort mit Abstand, ohne Gesang und mit Maske, und mit deutlich weniger Teilnehmenden – nicht zuletzt bedingt durch das mobile Arbeiten. Der früher übliche anschließende Austausch entfällt – und fehlt uns; alle gehen mit Maske anschließend ihrer Wege; dies wird als Mangel erlebt.

Unseren Buß- und Bettagsgottesdienst werden wir zusammen feiern – in Präsenz unter Beachtung der Corona-Schutzmaßnahmen und digital. Für uns ist sehr wichtig, dass in unseren Andachten und im Gottesdienst die Möglichkeit zu einem gemeinsamen Gebet besteht, das auch die nicht Anwesenden einschließt und über den Gottesdienst hinausträgt. In Corona-Zeiten das Behütet- und Geborgensein und die gemeinsame Verbundenheit mit Gott erfahrbar zu machen, erleben wir als eine besondere Herausforderung.

V. Führen in Zeiten von Corona – was habe ich gelernt?

Massive Einschränkung persönlicher Kontakte, Lockdown, Gottesdienstverbot, Verbot von Gemeindegesang – das alles sind oder waren die Folgen von Corona – hinzu kommen aktuell neue Sparzwänge. Das Kirchensteuer-aufkommen verringert sich, die Menschen haben weniger Geld, viele haben massive Existenzsorgen; auch dadurch hat sich die Zahl der Kirchenaustritte erhöht. Das alles zusammen bedeutet einen Stresstest für alle kirchlichen Organisationen und für die ganze Gesellschaft.

Gelernt habe ich in den letzten Monaten vor allem drei Dinge:

a), dass klare, moderne, durchdachte, bewegliche Strukturen äußerst hilfreich sind (Strukturen können auch tragen),

b) dass bei den notwendigen, gravierenden Veränderungen eine Kultur der Fehlerfreundlichkeit wichtig ist, um in Krisen bestehen zu können und

c) dass wir als Kirche in diesen Zeiten eine wichtige Aufgabe haben: Wir können für Vertrauen werben; wir können dieses vorleben; wir können Angst und Panik, Angst- und Panikmache etwas entgegensetzen: Den Glauben an Gottes Güte, die Erfahrung eines Aufgehoben-, Behütet- und Getragenseins durch den Glauben, das Erleben einer geistlichen Gemeinschaft in der Kirche und am Arbeitsplatz.

Angebote der fakd

Bitte schauen Sie auf unsere Angebote für 2021…

z. B. Basiskurs Führungskommunikation, 3 x 2 Tage ab dem 21. Januar 2021…. und auf mehr als 40 Online-Angebote 2020 und 2021

„Scheiter heiter weiter“, „Wer will ich sein?“, „Von Anfang an ein anderer Blick“, „Auch Online-Meetings lebendig und wirkungsvoll moderieren“, „Crash-Kommunikation“, „Führung AHOI!?“, „Gut aufgestellt führen“, „Achtsamkeit und Resilienz in der Führung“ -  so lauten einige der sprechenden Titel unserer neuen Online-Angebote.

In über 40 Veranstaltungen bieten wir Ihnen neues Wissen, vertiefende Erfahrungsräume, Austausch und Reflexionsmöglichkeiten an. Sie können wählen zwischen unterschiedlichen Formaten von 90 Minuten bis zu sechs Mal einen Tag, von Impulsen in einer Seminargruppen bis zu Einzelcoachings im Rahmen eines Angebots – ein weites Spektrum an Optionen bieten wir Ihnen gemeinsam mit unseren erfahrenen Trainerinnen und Dozenten an.

Unsere Erfahrungen der vergangenen Monate haben uns ermutigt, diesen Weg konsequent voranzuschreiten, weil unsere Teilnehmenden uns rückmelden: Online-Angebote können knackige Unterbrechungen in vollen Arbeitswochen sein – ohne großen Aufwand. Intensiver Austausch und Begegnung sind auch im virtuellen Raum möglich – und unsere auch in diesen Formaten bewusst klein gehaltenen Teilnehmendenzahlen sind dazu eine wichtige Voraussetzung. Vielleicht möchten auch Sie diese Erfahrungen machen?

Wir freuen uns auf Sie in unseren virtuellen Lernräumen! Hier finden Sie alle Angebote 2020 und 2021 -  und es kommen laufend neue hinzu.

Drei Angebote wollen wir Ihnen beispielhaft ausführlicher vorstellen:

Fachtag: Vorwärts zu den Wurzeln New Work in Kirche und Diakonie
Online-Fachtag am 26.11.2020

Schon vor Corona fand sich kaum eine Veranstaltung zu den Trends im Personalmanagement, die nicht Gedanken und Konzepte zum Thema New Work streifte. Seitdem die Pandemie unseren (Arbeits-)Alltag bestimmt, erscheint das „Neue Arbeiten“ allgegenwärtig.

Doch wie realitätsnah ist der Ansatz vom selbstbestimmten, gegebenenfalls gar zeit- und ortsungebunden Arbeiten? Das kann in der Startup-Szene funktionieren, aber doch nicht in der kirchlichen und diakonischen Arbeitswelt mit Abend- und Wochenendeinsätzen, Schichtdiensten und komplexen Anforderungen zwischen Kostenträgern und Zielgruppen. Oder?

Führung AHOI ?! Frauen nehmen Kurs auf…
Eine Online-Reise für Frauen, die es wissen wollen mit Martina Leidinger und Christine Ursel ab 28. Januar 2021

Vier AHOI-Etappen

1. Anerkennen: Wertschätzend biografisch auf die eigenen Kompetenzen und Erfahrungen blicken
2. Haltung: Eigene Prägungen und Glaubenssätze, Vorbilder und Leitsterne entdecken
3. Originalität / Orientierung: Einzigartig und individuell unterwegs sein
4. Intuition: Entscheidungen treffen und Kurs aufnehmen

Gut aufgestellt führen. Ein kollegiales Erkundungslab zu Transformationen in Kirche und Diakonie
mit Dr. Birgit Klostermeier ab 19.02.2021

In einer komplexen Welt brauchen wir in unseren Organisationen und Institutionen mehr Überblick und tieferen Einblick, um Veränderungen verstehen und reflektiert und angemessen gestalten zu können. In diesem Online-Angebot über sechs zusammenhängende Module werden Strukturaufstellungen als Methode genutzt, das eigene Berufsfeld systemisch zu erkunden, um neue Ideen und Informationen für die konkrete Führungspraxis zu gewinnen. Anders als therapeutische oder lösungsorientierte Aufstellungen liegt der Fokus darauf, Wissen über das Funktionieren der eigenen Organisation und Institution zu generieren. Durch die Aufeinanderfolge der Module kann dieses Wissen in der Praxis erprobt und gemeinsam ausgewertet werden. Unabhängig von den Modul-Schwerpunkten können individuelle Themen als kollegiale Beratungsanliegen eingebracht und über die Dauer des gesamten Erkundungslabs verfolgt werden.

Aus dem Werkzeugkasten

Das KPI-Dashboard - Zielerreichung verfolgen, Entwicklungen bewerten, Erfolg messen mittels Indikatoren

Markus Stammnitz, Leitung Service-Team der akd gGmbH, Berlin

„Nicht alles, was zählt, kann gezählt werden, und nicht alles, was gezählt werden kann, zählt!“

Dieses Albert Einstein zugeschriebene und heute beinahe schon überstrapazierte Zitat verliert nicht an Gegenwärtigkeit - obgleich die Vielzahl an Messbarem im Laufe der letzten Jahrzehnte gestiegen ist und die Aussagefähigkeit und auch Bedeutung des Gemessenen sinn- und zielorientiert verwendet werden kann.

Jede Branche und jede Unternehmung kennt eine Fülle von spezifischen Kenngrößen, die für sie als relevant gelten. Deren exakte und bestenfalls kurzfristig aktualisierbare Ermittlung dient unter anderem der Verfolgung von gesetzten Zielen oder der Überwachung von kritischen Erfolgsfaktoren. In ihrer Gesamtheit können miteinander zu logischen Informationssystemen verknüpfte Indikatoren ein wesentliches Steuerungsinstrument für eine Organisation darstellen. Sie geben sowohl der Führung als auch den Mitarbeiter*innen in den jeweiligen Bereichen Orientierung.

Eine Leistungskennzahl als messbares Merkmal wird als Key Performance Indikator (KPI) bezeichnet und kann aus allen erdenklichen Zusammenhängen hervorgehen, für die sich hinreichend interessante Fragen stellen und auch beantworten lassen. Um einen KPI auszumachen, zu entwickeln und dauerhaft zu etablieren, sollten folgende Kriterien wenigstens erfüllt sein:

Der KPI ist anhand einer Maßzahl absolut oder relativ abbildbar und es gibt eine Festlegung auf einen Zielwert, der erreicht oder überwacht werden soll. Die Quelle, aus der sich der KPI ermittelt, muss bekannt und die Aktualität und Konsistenz der Daten gewährleistet sein, um den KPI zum festgelegten Turnus zur Verfügung stellen zu können.

Typische KPIs können sein: Grad des Projektfortschritts, Klickraten auf Webseiten, Anzahl von Neukunden, Veränderung der Kundenzufriedenheit, Umsatz pro Kunde oder Mitarbeiter*in, Durchlaufzeiten von Workflows, Verhältniszahlen mit ergebnis- oder bilanzrechnerischem Hintergrund.

Was sich zählen und messen lässt, lässt sich auch abbilden. Und ob ein KPI hinreichend aussagekräftig und bedeutsam ist, zeigt z. B. die Unverzichtbarkeit seiner Verwendung.

Für die Darstellung von Leistungsindikatoren können unterschiedliche Formate zum Einsatz kommen. Papierbasierte Berichte dürften dabei überholt und elektronische Varianten zunehmend das Mittel der Wahl sein. Den Anforderungen an eine leicht verständliche Darstellung und zumeist grafische Visualisierung mittels Tabellen, Diagrammen, Karten u. ä. sollte dabei bei allen Formen Rechnung getragen sein.

Die heutigen elektronischen Gegebenheiten ermöglichen eine unmittelbare Aufbereitung und dynamische Aktualisierung von Informationen, die zudem online zentral geteilt und in ihrer Zusammenstellung bestenfalls individuell und intuitiv angepasst werden können.

All diese Ansprüche erfüllt ein digitales „KPI-Dashboard“, dessen Vorteile sich noch um ressourcenschonende Aspekte ergänzen lassen, sofern das System so konfiguriert ist, dass Daten fehler- und widerspruchsfrei generiert werden und keine manuellen Justierungen erforderlich sind.

Moderne, zumeist webbasierte Dashboard-Anwendungen sind sogar dazu fähig - dank entsprechender Server- bzw. Rechenleistung, maschinellem Lernen und Künstlicher Intelligenz - Muster und Trends innerhalb von KPIs zu erkennen und etwaige Abweichungen entsprechend anzuzeigen oder gar Entwicklungen vorherzusagen.

Solange am anderen Ende der Datentafel noch ein Mensch darüber befinden darf, was zählt und wie mit dem Ergebnis eines KPIs umgegangen wird, sind KPI-Dashboards und -Tools eine interessante Unterstützung zur Entscheidungsfindung und Steuerung von Systemen.

Mit Blick auf die für viele Organisationen derzeit angespannte finanzielle Situation, die mit den Maßnahmen zur Pandemieeindämmung einhergehen, ist die schnelle Verfügbarkeit von für den Betrieb wesentlichen Indikatoren noch mal nachdrücklicher geworden. Hier zählt am Ende vordergründig das, was man zählen kann, um mit dem engagiert weitermachen zu können, was man häufig nicht zählen kann.