Die aktuelle Situation hat viel auf den Kopf gestellt. Bestehende Trends in den Feldern Digitalisierung und Arbeitsformen haben sich beschleunigt, viele wirtschaftliche und organisatorische Herausforderungen müssen bewältigt werden. Viele von uns fragen sich: Wohin entwickeln wir uns?  Was ist jetzt dran? Was wird in diesem Jahr kommen?

Wir möchten in jedem fakd-Newsletter in diesem Jahr mit Ihnen auf diese Zukunftsfragen schauen. Wir bitten jeweils eine Führungspersönlichkeit aus Kirche und Diakonie um den ganz persönlichen Blick auf die Zukunft der jeweiligen Organisation: „Zukunft gestalten – Worauf es jetzt ankommt!“

Den Anfang macht Sabine Depew; sie leitet den Caritas-Verband in Schleswig-Holstein (Kiel). Unseren Werkzeugkasten haben Anita Hüseman aus Hamburg und Christian Perl aus Wien für uns mit dem gefüllt, was wir jetzt brauchen: Tipps zum Ankommen im virtuellen Meeting.

Unter www.fa-kd.de finden Sie unsere Angebote!

Zukunft gestalten – Worauf es jetzt ankommt!

Von Sabine Depew, Landesleitung des Caritasverbandes Schleswig-Holstein, Kiel

Kommen Sie! Begleiten Sie mich auf die grüne Wiese! Schauen Sie sich um und stellen Sie sich vor, es gäbe noch gar keine Angebote der Wohlfahrt.

Was müsste dringend organisiert werden?

Das jedenfalls habe ich mir vorgestellt als ich vor einem halben Jahr die Landesleitung der Caritas in Schleswig-Holstein übernahm. Nun in Schleswig-Holstein ist die Imagination einer grünen Wiese nicht so schwer.

Gleichzeitig standen und stehen wir mitten in einer Pandemie. Da gilt „Not sehen und handeln“ - der (ur-)alte Leitsatz der Caritas - allemal. Bei einigen Diensten und Angeboten war ich heilfroh, dass sie in bewährter Form da waren und unser Sozialstaat ihnen auch den notwendigen gesetzlichen und damit finanziellen Rahmen gibt: Kitas, Pflegeheime, ambulante Dienste, Sozialberatung, Bahnhofsmissionen, Kurkliniken für Familien. Es bleibt zu hoffen, dass die Politik sich daran noch lange erinnert.

Die großen Herausforderungen

Neben dem Bewährten gilt es, das Neue zu formen. Schleswig-Holstein ist ein Flächenland. Wie erreiche ich hier die Menschen? Jedenfalls nicht nur mit Hotspots in Städten. Ich muss in die Fläche, sprich auf die grüne Wiese, gehen.

Hier hilft das Internet und damit der Megatrend „Digitalisierung“: die Einführung der hybriden Beratung, um möglichst viele Menschen in Schleswig-Holstein zu erreichen.

Es gilt, die digitalen Transformationsprozesse mit ganzer Konsequenz umzusetzen; bester Prüfstein hierfür ist das papierlose Büro. Solange Papier noch im Einsatz ist, ist das Ziel nicht erreicht.

Und so entsteht nach und nach die neue modernisierte Wohlfahrt. Je digitaler wir agieren, umso mehr werden wir auf verkrustete Strukturen und Kulturen verzichten.

Wir werden in Netzwerken denken und arbeiten: Netzwerke mit Akteur*innen, die sich zu einem Projekt oder Thema zusammenschließen. Daher braucht es auch in unseren Verbänden und Vereinen Denkräume und Innovationslabore.

Die Pandemie wird uns noch auf lange Zeit vor Herausforderungen stellen und wir werden Angebote und Antworten auf die Nöte der Menschen haben müssen. Gleichzeitig hat sie uns gelehrt, keine Zeit zu verlieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das sollte wir unbedingt beibehalten.

Es kann gleichzeitig zum nächsten wichtigen Megathema beitragen: dem Klimaschutz. Fangen wir damit an, keine Zeit und Ressourcen mehr mit unnötigen Wegstrecken zu verbringen und Nachhaltigkeit als Mainstream zu etablieren.

Führung

Damit sind wir beim Thema Führung. Nicht nur hier im Norden heißt es zurecht: "Der Fisch stinkt vom Kopfe her." Was die Leader nicht leben, wird sich in einer Organisation schwer etablieren. Das gilt für Themen wie Frauen im Topmanagement, Digitalisierung, Klimaschutz und Diversity.

Das gilt auch für Stabilität und Agilität. Wo lassen sich selbstorganisierte Teams etablieren? Wo brauchen Mitarbeitende Anweisung und Hierarchie?

Führung heißt, Überblick und Sortierung geben, heißt aber auch, neue Besprechungsformate oder Innovationslabore schaffen, die Bewegung und Modernisierung bewirken.

Schauen wir uns nun um auf der grünen Wiese: Wir waren gut, wenn sich hier bunte Teams tummeln und inspirierende Führungskräfte Orientierung geben. Wir waren gut, wenn hier so wenig wie möglich und so viel wie nötig angeboten wird.

Angebote der fakd

Sie sehnen sich nach einer erfrischenden Unterbrechung im Alltagsgeschäft? Dann probieren Sie doch einmal eine unserer Online-Veranstaltungen aus. Viele von ihnen erlauben Ihnen in nur 90 Minuten spannende inhaltliche Anregungen und inspirierende Begegnungen – eine Übersicht finden Sie hier. Jetzt neu: „Fundraising als Dimension strategischer Organisationsentwicklung“ am 02.03.2021 um 15:30 Uhr.

Das letzte Jahr war von Veränderungen geprägt und hat zugleich die Notwendigkeit tiefgreifender Transformationsprozesse in den Organisationen sichtbar gemacht. In unserem 2tägigen Online-Seminar „Transformationsprozesse in sozialen Organisationen gestalten“ möchten wir mit Ihnen am 24.-25. Februar 2021 auf Spurensuche gehen, Ihnen den Raum zum Austausch und miteinander lernen bieten, Ihnen Werkzeuge in die Hand geben und Sie anregen, sich mit Ihrer Rolle als Führungskraft in Veränderungsprozessen auseinanderzusetzen.

Die Corona-Pandemie fordert die Demokratie heraus, wie wir mit teils erschreckenden Bildern sehen mussten. Wie steht es um die Kirche und ihr Verhältnis zur Demokratie? „Kirche kann Demokratie!“ Behaupten wir gemeinsam mit dem Theologen und Journalisten Arnd Henze (ARD/WDR) und Prälat Dr. Martin Dutzmann vom 11.-12.05.2021.

Auch in diesem Jahr starten wieder unsere beliebten mehrmoduligen Weiterbildungen wie Die Kunst des Führens, Management Sozialer Organisationen (MSO), Grundlagen kirchlicher Führungskunst, Personalcoach – vielleicht auch für Sie eine attraktive Zukunfts-Perspektive? Eine Übersicht und weitere Informationen finden Sie hier.

Aus dem Werkzeugkasten

Von Anita Hüseman (Hamburg) und Christian Perl (Wien)

Ankommen im virtuellen Meeting

Nach einem Jahr Corona ist klar: Videokonferenzen werden ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeitswelt bleiben, auch nach der Pandemie. Gerade deswegen geht es uns jetzt darum, unsere Online-Meetings mit derselben, vielleicht aber sogar mit mehr Aufmerksamkeit, Bewusstheit und Kreativität zu gestalten.

Wir sind dankbar für all die Erfahrungen, die wir im vergangenen Jahr in unseren Workshops dazu sammeln durften. Gemeinsam haben wir uns seit März 2020 gefragt, wie wir das, was uns in Präsenzveranstaltungen wichtig ist - Partizipation, Engagement, Bewegung und Freude, - auch in Online-Meetings umsetzen können. Und wir haben darauf viele schöne, teilweise spielerische, teilweise auch wirklich einfache Antworten gefunden.

Dabei gilt, wie für viele andere Treffen und Veranstaltungen auch: am Anfang entscheidet sich viel!

Wir möchten deswegen an dieser Stelle vier Hinweise für die Anfangssituation in Videokonferenzen geben.

Was wir tun können, damit alle – auch im virtuellen Raum – von Anfang an und mit voller Aufmerksamkeit dabei sind?

1. Die „Ausschilderung“ zum Meeting – oder: Welche Vorab-Informationen sind hilfreich?

Kennen Sie das: eine Tagung in einer fremden Stadt oder ein Meeting im unbekannten Stockwerk? Wie froh sind wir, wenn uns jemand vorher den Weg gut beschrieben hat oder im Gebäude sogar freundliche Hinweisschilder helfen.

Alles passé in Online-Zeiten? Wir sitzen ja an unserem gewohnten Platz im Büro oder sogar im Wohnzimmer, sparen uns die Anreise und sind mit einem Klick im Meeting… 

Stimmt natürlich nur bedingt: damit wir mit nur einem Klick im Meeting sind, braucht es zwei Dinge: die technischen Voraussetzungen und das Know-How, damit richtig umzugehen.

Informieren Sie Ihre Teilnehmenden also genau, was für dieses Meeting benötigt wird. Dabei helfen diese Fragen:

• Möchten Sie Gespräche ermöglichen, und sind also auf Mikro und Lautsprecher der Teilnehmenden angewiesen?
• Ist Ihnen wichtig, dass alle sichtbar, also mit Kamera dabei sind?
• Reicht die Teilnahme per Smartphone oder Tablet (dabei sind oft etliche Funktionen nicht zugänglich)?
• Gibt es bei Ihrem Anbieter/ Ihrer Plattform eine Einschränkung, welche Browser den Zugang ermöglichen und welche nicht?
• Müssen die Teilnehmenden eine App oder Software herunterladen, um mit allen Funktionen teilnehmen zu können?
• Gibt es die Möglichkeit, sich vorher mit der Technik vertraut zu machen, z.B. über einen Link zu einer Testversion oder in einem LiveMeeting?
• Welche Informationen zum Datenschutz wollen Sie vorher geben?

Natürlich haben sehr viele Menschen inzwischen viel Erfahrung und einen selbstverständlichen Umgang mit Videokonferenzen – aber eben nicht alle gleichermaßen. Gerade wenn in Ihren Gruppen die Teilnehmenden sehr heterogen zusammengesetzt sind, z.B. Haupt- und Ehrenamtliche hier zusammenkommen, ist es wichtig, dass sich niemand „dumm fühlen“ muss. 

Mit Ihren „Vorab-Informationen“ zur Technik ermöglichen und erleichtern Sie allen, so schnell als möglich einzusteigen.

Darüber hinaus sollte Ihre Einladung natürlich auch das Thema, Anlass und Absicht des Meetings enthalten. Ihre Einladung ist Teil Ihrer Veranstaltung – sie soll Lust auf mehr machen und fokussieren.

2. Den virtuellen Raum herrichten

Wir stellen uns vor, dass wir zu Beginn – wie in einem Präsenz Meeting - den Raum herrichten. In Präsenz würden wir den Raum vorbereiten, die Stühle stellen, Kaffee kochen, ein Flipchart aufstellen. Bei einem Online Meeting können wir davon lediglich einen kleinen Teil vorher erledigen – etwa die Einladung versenden und Präsentationen vorbereiten. Einen anderen Teil müssen wir beim Eintreten mit den Teilnehmenden gemeinsam tun. [ab hier Verweis auf HP]

Deswegen: Am Anfang Zeit und Geduld für Technik einplanen:  Oft sind nicht alle am selben Technik- oder Kenntnislevel oder die Geräte und Verbindungen reagieren unterschiedlich. Das gilt immer noch – auch wenn inzwischen viele schon denken, jetzt sei alles klar (oder müsste klar sein)

Es braucht für manche Teilnehmende noch immer Erklärung, wie´s funktioniert und die Möglichkeit, das kurz zu erproben. Wichtig sind ebenfalls klare Regeln, welche der technischen Möglichkeiten genutzt werden und welche nicht. So sorgen Sie dafür, dass alle schnell arbeitsfähig sind.

Das Ankommen im virtuellen Raum ist auch Zeit für erste Gespräche. Hier bedeutet das aber, dass alle dabei zuhören. Viele Teilnehmende berichten uns, das sich das gegenseitige Anstarren zu Beginn eher peinlich anfühlt. Deswegen möchten wir an dieser Stelle zum Small-Talk ermutigen.  Denn damit knüpfen Sie erste Verbindung zu den Teilnehmenden und zeigen schon zu Beginn, dass dieser Raum auch ein Raum für informelle Gespräche sein darf.

3. Sehen und Gesehen werden – die Menschen in ihren Kacheln

Es kann – gerade in Zeiten von Kontakteinschränkungen – schön sein, sich immerhin sehen zu können.

Gleichzeitig heißt Videokonferenz, dass ich nicht nur die anderen sehe, sondern auch mich selbst. Wenn ich in einem Präsenzmeeting die Hand am Kinn habe oder gar in der Nase bohre, dann nehme ich es in der Regel gar nicht wahr; in einer Online-Videokonferenz sehe ich mir auf einmal selbst dabei zu. Plötzlich schaue ich mehr auf meine eigene Frisur als auf die der anderen. Wir sind von uns selber abgelenkt.

Und dann noch die Frage des Hintergrunds: was gebe ich eigentlich von mir Preis, wenn die anderen Teilnehmenden in Zeiten des Homeoffice per Videokonferenz Einblick in meine Privaträume bekommen? Was sehe ich bei den anderen?

Wir sind verwundbarer, weil wir sichtbarer sind.

Uns scheint es wichtig, damit bewusst und respektvoll umzugehen. Die Alternative ist für uns nicht, die Kameras auszumachen. Im Gegenteil: wir bitten in unseren Trainings und Veranstaltungen sehr offensiv darum, dass die Teilnehmenden die Kamera anschalten – das zeigt ihre Teilnahme und Präsenz, es gibt den anderen die Sicherheit, wirklich zu jemandem und nicht nur in ein schwarzes Rechteck zu sprechen und es gibt Raum für Resonanz und Interaktion. 

4. Zeit für einen “Check In”

Weil die meisten inzwischen wissen, dass die Konzentrationsspanne bei Online-Meetings kürzer ist als in Präsenz-Meetings, liegt die Verführung nahe, „schnell zur Sache“ kommen zu wollen. Gleichzeitig birgt genau das die Gefahr, dass zumindest einzelne Teilnehmende noch gar nicht „da“ sein können, weil sie innerlich noch beschäftigt sind mit den Themen des vorangegangenen Termins oder auch den privaten Gedanken. Aus unserer Sicht ist die Zeit für einen gestalteten Anfang, den sogenannten „Check-In“ immer gut investiert.  Wir würden sogar fragen, ob Sie es sich leisten können, darauf zu verzichten?

Denn eine kurze Einstimmung ermöglicht allen anzukommen, sich und die anderen persönlich wahrzunehmen und loszuwerden, was gerade obenauf liegt.

Methodisch haben Sie vielfältige Möglichkeiten, das kurz, und dennoch sehr verbindend zu gestalten: eine Vorstellungsrunde mit klarer Vorgabe oder z.B. mit einem Gegenstand, der gerade in der Nähe liegt (so erzählen die Teilnehmenden kurz, wo sie gerade sitzen, und sie schaffen eine Verbindung der Räume), eine Abfrage per Handzeichen zur aktuellen Situation z.B. wer ist gerade im Home-Office, wer im Büro, wer betreut Kinder Zuhause, wer hat mehr, wer hat weniger zu tun, etc. oder den Austausch in kleinen Gruppen in sogenannten Breakout-Rooms.

Mit einem Check-in erhalten alle die Möglichkeit

• sichtbar zu werden
• Kontakt herzustellen und sich und ihre Themen kennenzulernen
• den Fokus auf das anschließende Gespräch zu legen
• sich in der Thematik einzufinden

Und am Ende des Anfangs sollten Sie mitten im Thema sein!

Anita Hüseman, Hamburg
Systemische Organisationsberaterin, Supervisorin und Coach
Dipl Sozialpädagogin, Diakonin und Theaterpädagogin
www.anita-hueseman.de

Christian Perl, Wien
Kommunikationsberater, Moderator und Moderationstrainer
www.christian-perl.at

Anita Hüseman und Christian Perl bieten im Rahmen der fakd die Online-Veranstaltung „Auch Online-Meetings lebendig und wirkungsvoll moderieren!“ an, die sie in diesem Jahr noch zwei Mal durchführen.